VIENNA Advantage adalah sistem manajemen dokumen open-source berbasis komunitas yang tersedia untuk bisnis secara gratis. Antarmuka yang ramah pengguna mudah dinavigasi dan diatur dengan rapi. Sofware management ini memiliki opsi otomatisasi alur kerja untuk merampingkan tugas dan mengamankan enkripsi dokumen sensitif. Selain itu juga dapat diskalakan, memungkinkan bisnis Anda tumbuh dengan sistem manajemen dokumen gratis ini.
Tantangan yang terkait dengan VIENNA Advantage adalah teknis; Anda harus mengandalkan dukungan komunitas penggunanya untuk membantu mengimplementasikan perangkat lunak dan memecahkan masalah apa pun. Tidak seperti perangkat lunak manajemen dokumen berbayar, VIENNA Advantage tidak menawarkan tim dukungan teknis.
Pada bulan Januari 2021 VIENNA Advantage telah disertifikasi oleh TUV SUD, yang menyediakan solusi keselamatan, keamanan, dan keberlanjutan serta layanan pengujian, sertifikasi, dan audit. Sertifikasi TUV SUD dari VIENNA Advantage mencakup sertifikasi untuk standar ISO/IEC 25051: 2014 dan IDW PS 880 (GoBS) , yang memverifikasi bahwa perangkat lunak berfungsi seperti yang ditawarkan dan menyimpan data dengan aman dan benar.
Baca juga: M-Files platform manajemen informasi cerdas terbaik
Berapa harga VIENNA Advantage?
Versi VIENNA Advantage gratis, dan membutuhkan instalasi internal, pembaruan dan dukungan teknis berkelanjutan. Ini tersedia dalam edisi Profesional dan edisi Perusahaan. Harga tidak tercantum di situs web; Anda harus menghubungi departemen penjualan untuk mendapatkan penawaran harga.
VIENNA Advantage adalah sistem modular yang luas. Saat Anda berbicara dengan perwakilan penjualan mereka, Anda harus menjelaskan fitur dan fungsionalitas mana yang paling Anda butuhkan dalam solusi manajemen dokumen kepada perwakilan penjualan mereka, serta berapa banyak karyawan yang akan menggunakan perangkat lunak tersebut.
Fitur VIENNA Advantage
VIENNA Advantage dapat terdiri dari beberapa modul berbeda. Untuk keperluan tinjauan ini, kami fokus pada modul manajemen dokumen perusahaan. Fitur inti dari modul manajemen dokumen dapat dipecah menjadi beberapa kategori berikut:
1. Masukan Dokumen
Pengguna memiliki banyak cara untuk mengunggah dokumen ke dalam sistem, termasuk melalui email, pemindai, aplikasi seluler, layanan web, dan unggahan massal.
2. Pengindeksan Dokumen
Pengindeksan diotomatiskan melalui VIENNA Advantage Community, yang memanfaatkan alat pengenalan karakter optik yang memahami 27 bahasa dan mengatur dokumen berdasarkan metadata setelah memindai kata kunci dan format di seluruh dokumen.
Selain itu, perangkat lunak mengindeks semua revisi yang dilakukan pada dokumen, membuat arsip versi lengkap yang dapat digunakan untuk mengingat versi dokumen yang lebih lama jika diperlukan.
3. Pencarian Dokumen
Alat pencarian di VIENNA Advantage Community menempatkan dokumen dengan salah satu atribut individu atau metadata yang terkait dengannya. Perangkat lunak ini menyertakan fitur pencarian lanjutan dan mesin pencari dokumen yang dapat diskalakan, sehingga mudah untuk menemukan file yang Anda cari bahkan saat database semakin berkembang.
4. Pemrosesan Dokumen
VIENNA Advantage menyertakan perangkat lunak pengolah kata bawaan di samping templat yang dapat disesuaikan untuk pembuatan cepat dokumen standar (seperti faktur).
Ini mencakup fitur kolaborasi utama di semua perangkat lunak manajemen dokumen: Pengguna dapat merevisi dokumen, “memeriksa” dokumen sehingga semua perubahan pada dokumen disimpan, berbagi file dengan aman dengan orang lain, dan dokumen email ke penerima luar.
5. Otomatisasi Alur Kerja
Anda dapat menggunakan alat otomatisasi alur kerja untuk mengimplementasikan proses tertentu sehingga informasi yang benar diambil pada semua dokumen yang masuk.
Sistem dapat diatur untuk secara otomatis merutekan dokumen ke folder yang benar berdasarkan metadata yang ditangkap pada masukan. Saat menggunakan modul tambahan dari VIENNA Advantage Community, dokumen dalam modul manajemen dokumen dapat digunakan untuk secara otomatis memperbarui catatan bisnis yang terkait dengan modul VIENNA lainnya, seperti akuntansi atau CRM, menciptakan sistem yang terintegrasi dan mulus yang mencakup berbagai operasi bisnis Anda.
6. Keamanan
VIENNA Advantage memiliki log audit lengkap, yang berguna untuk transparansi internal dan mematuhi peraturan federal dan negara bagian. Semua dokumen yang disimpan di sistem dienkripsi juga. VIENNA Advantage juga memungkinkan administrator untuk menetapkan aturan individu untuk pengguna tertentu, menyesuaikan siapa yang dapat melihat dan mengedit dokumen tertentu dan siapa yang tidak.
VIENNA Advantage tidak hanya menawarkan semua fitur utama, tetapi juga menyertakan alat yang lebih berguna tanpa biaya. Selain itu, saat menginstal edisi sofware ini, Anda mendapatkan akses ke Pasar VIENNA, yang menyertakan fitur tambahan gratis dan berbayar selain yang tercantum di atas.
Baca juga: Microsoft SharePoint Sofware Document Management terbaik
Kelemahan VIENNA Advantage
Batasan terbesar dari VIENNA Advantage adalah kurangnya bantuan implementasi dan dukungan teknis setelah 30 hari pertama. Sebagai platform open-source berbasis komunitas, VIENNA Advantage membutuhkan beberapa pengetahuan teknis dari pihak pengguna.
Untungnya, ada komunitas dengan lebih dari 14.000 anggota untuk mendapatkan dukungan. Sumber daya lain yang bermanfaat adalah dokumentasi pengembang yang tersedia di situs web VIENNA Advantage. Perlu dicatat bahwa ada banyak sumber daya mandiri dan video petunjuk untuk membantu Anda dalam pemasangan.
Jika Anda mencari perangkat lunak manajemen dokumen sederhana yang tidak menghabiskan anggaran VIENNA Advantage Community adalah pilihan terbaik.
Baca juga: Rubex by eFileCabinet: sofware Management Dokumen murah terbaik
VIENNA Advantage Pro
VIENNA Advantage menawarkan platform manajemen konten perusahaan yang sangat kuat, modular, berbasis cloud (yang mencakup fitur manajemen dokumen yang berguna), semuanya dibungkus dalam antarmuka pengguna yang mudah dinavigasi.
Selain modul manajemen dokumen, VIENNA Advantage Community menawarkan modul untuk akuntansi, CRM, intelijen bisnis, SDM, manajemen inventaris, dan manajemen rantai pasokan. Modul ini dapat diimplementasikan sebagai aplikasi yang berdiri sendiri atau sebagai rangkaian lengkap. Yang terbaik dari semuanya VIENNA Advantage gratis.
Setelah Anda berhasil mengatasi masalah dalam mengimplementasikan VIENNA Advantage, Anda memiliki akses ke antarmuka pengguna yang intuitif yang mudah dipelajari dan dinavigasi. VIENNA Advantage adalah alat berbasis browser yang bekerja melalui login portal online.
Saat masuk, Anda akan melihat dasbor yang menampilkan semua modul yang tersedia. Berdasarkan peran dalam organisasi, Anda mungkin melihat lebih banyak atau lebih sedikit konten, bergantung pada izin yang ditetapkan oleh administrator sistem Anda.
Di sisi kiri layar, alat alur kerja mengawasi setiap tugas yang diberikan kepada Anda yang membutuhkan perhatian. Notifikasi bekerja dengan cara yang sama, memberi tahu tentang kejadian tertentu yang Anda siapkan sebelumnya. Misalnya, Anda dapat diberi tahu saat pengguna lain mengedit dokumen tertentu.
Dasbor menyertakan umpan berita bergaya media sosial yang menampilkan tindakan terbaru terkait dokumen yang Anda sukai. Selain itu, alat obrolan, kalender, dan alat email bawaan di dasbor memungkinkan anggota tim untuk terus berkomunikasi saat bekerja.
Ketahui: Cara memilih software akuntansi yang tepat dan terpercaya
