Microsoft SharePoint adalah salah satu platform manajemen konten perusahaan yang paling komprehensif dan murah. Sofware Document Management terbaik ini dapat membantu Anda mengatur dokumen digital dan mendigitalkan catatan kertas yang anda miliki dengan cepat dan mudah. Memang terdapat banyak pilihan di pasaran, namun dari lusinan software yang kami temukan, Microsoft SharePoint merupakan yang terbaik untuk berbagai jenis bisnis.
Ada beberapa fitur unggulan yang membawa perangkat lunak ini menjadi yang terdepan, seperti opsi penginangan, kemampuan pencarian, dan pilihan pemindaian. Jika Anda membutuhkan sistem manajemen dokumen untuk bisnis kecil, panduan ini akan membantu memilih yang terbaik untuk kebutuhan Anda.
Berapa harga Microsoft SharePoint?
Ada tiga paket yang tersedia untuk Microsoft Sharepoint, yang masing-masing mencakup akses ke platform manajemen konten perusahaan berbasis cloud. Berikut daftar setiap paket harga beserta fiturnya.
1. SharePoint Online Paket 1
Dengan harg $5 perbulan per pengguna (dengan komitmen tahunan), SharePoint menawarkan akses tim Anda ke Microsoft OneDrive dengan penyimpanan 1 TB. Ini juga mencakup alat manajemen dokumen, berbagi file aman, sinkronisasi file untuk dilihat dan diedit secara offline, penulisan bersama, situs tim, situs komunikasi, dan dukungan telepon dan web 24/7.
2. SharePoint Online Paket 2
Dengan harga $10 perbulan per pengguna (dengan komitmen tahunan), SharePoint meningkatkan tingkat harga pertamanya untuk menyertakan penyimpanan cloud tak terbatas, fungsionalitas pencarian yang ditingkatkan, dan keamanan yang lebih tinggi untuk data sensitif. Ini juga memiliki “penangguhan di tempat” yang mencegah pengeditan atau penghapusan file penting.
3. Office 365 E3
Dengan harga $20 per bulan per pengguna, SharePoint menyediakan akses ke rangkaian lengkap produk Microsoft Office 365, termasuk Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher, dan Access. Ini juga mencakup akses ke layanan seperti Exchange, Skype for Business, Teams, Yammer, dan Delve. Dengan paket ini, tim Anda akan menerima alamat domain email khusus, penyimpanan email tidak terbatas, dan konferensi video online. Ini juga mencakup dukungan telepon dan web 24/7.
SharePoint menawarkan dengan mudah salah satu paket harga paling hemat biaya dalam ulasan kami. Khususnya di tingkat Office 365 E3, Anda dapat menerapkan semua produk Microsoft paling populer dengan biaya yang relatif rendah. Meskipun SharePoint adalah perangkat lunak dengan harga kompetitif di tingkat mana pun, tingkat Office 365 E3lah yang mengemas paling hemat Anda.
Baca juga: Kelebihan dan kekurangan Kemitraan Bisnis
Fitur Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint menyertakan banyak fitur yang bukan inti dari perangkat lunak manajemen dokumen. Meskipun banyak dari fitur ini berguna, fitur manajemen dokumen SharePoint lebih ekstensif daripada platform lainnya. Ini adalah alat manajemen dokumen utama yang tersedia di SharePoint. Berikut penjelasan 7 fitur Microsoft SharePoint.
1. Situs
Situs adalah fitur unik di SharePoint. Setiap situs yang Anda buat memiliki pustaka dokumen independen, membantu Anda untuk memisahkan file yang tidak terkait. Situs hadir dalam dua jenis, yaitu: situs tim dan situs komunikasi. Situs tim terutama digunakan untuk penulisan bersama dan pengelolaan dokumen tradisional. Situs komunikasi diarahkan untuk kolaborasi dalam presentasi ke tim yang lebih besar.
Situs dapat dikonfigurasi untuk setiap kebutuhan tim, memungkinkan penyesuaian segala sesuatu mulai dari bidang metadata yang diperlukan untuk file hingga desain situs yang sebenarnya. Fleksibilitas ini memungkinkan semua tim dalam bisnis Anda untuk mempertahankan alur kerja independen yang paling sesuai.
2. Penulisan Bersama
Alat yang berguna di SharePoint adalah kemampuan untuk menulis dokumen bersama. Ini memungkinkan untuk mengedit dokumen bersama anggota tim Anda secara real time, sambil memberikan visibilitas yang jelas tentang siapa yang aktif dalam dokumen dan apa yang mereka edit.
3. Check-in dan Checkout
SharePoint menghadirkan fitur check-in dan checkout saat penulisan bersama tidak sinkron. Dokumen check-out tidak dapat diedit secara bersamaan sampai pengguna yang check-out memeriksanya kembali dan merevisinya. Ini berguna ketika perubahan penting perlu dilakukan atau dokumen perlu ditinjau apa adanya tanpa ada pengguna lain yang masuk untuk mengedit.
4. Pembuatan Versi
Alat pembuatan versi (terkadang disebut kontrol versi) melacak perubahan kecil dan besar pada dokumen dan menyimpan arsip dari versi lama. Fitur ini memungkinkan Anda untuk melihat bagaimana dokumen telah berubah selama masa pakainya dan jika perlu, kembali ke versi dokumen sebelumnya.
4. Log Audit
Log audit di SharePoint terus memantau tindakan yang dilakukan pengguna di sistem dan saat mereka melakukan tindakan tersebut. Hal ini penting terutama saat Anda menggunakan alat penulisan bersama untuk melacak perubahan pada dokumen bersama dan ini penting untuk bisnis di industri yang diatur secara ketat, yang sering kali perlu menunjukkan log audit ke lembaga pemerintah untuk menyatakan kepatuhan mereka terhadap persyaratan keamanan data.
5. Sinkronisasi File
Melalui OneDrive, file SharePoint dapat disinkronkan antara hard drive lokal dan cloud. Hal ini memungkinkan pengguna offline untuk mengedit salinan lokalnya, yang akan diunggah ke versi awan bersama dari dokumen tersebut saat mereka memiliki akses internet di lain waktu. Untuk menyinkronkan file secara otomatis, Anda hanya perlu menyimpan dokumen (atau menyeret dan melepaskannya) ke folder tersinkron yang ditentukan; SharePoint akan melakukan sisanya.
6. Pengaturan Izin Pengguna
Biasanya, penting untuk mencegah pengguna yang tidak berwenang menghapus, mengedit, atau bahkan melihat dokumen tertentu. Administrator bisa mengatur izin pengguna ke individu di SharePoint. Izin ini menentukan situs mana yang bisa diakses pengguna, dokumen mana yang bisa mereka lihat, dokumen mana yang bisa mereka edit dan banyak lagi.
7. Kebijakan Tim
SharePoint melangkah lebih jauh dari izin pengguna dengan kemampuannya bagi Anda untuk mengatur kebijakan yang mengatur dokumen Anda. Misalnya, Anda dapat meminta tag tertentu pada dokumen yang menyertakan elemen sensitif, seperti tindakan hukum yang sedang berlangsung, informasi klien yang dilindungi, atau detail keuangan. SharePoint juga menyertakan kebijakan otomatis untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan tertentu, seperti HIPAA.
Selain fitur 7 fitur di atas, Microsoft SharePoint menawarkan salah satu pustaka integrasi terbesar yang tersedia di sistem manajemen dokumen. Ini berarti SharePoint kemungkinan dapat terhubung dengan perangkat lunak lain yang Anda gunakan untuk operasi bisnis.
Misalnya, setiap faktur yang Anda simpan di SharePoint bisa bekerja bersama-sama dengan perangkat lunak akuntansi Anda untuk menjaga catatan Anda tetap mutakhir tanpa upaya tambahan. Untuk informasi lebih lanjut tentang integrasi SharePoint yang tersedia, silahkan lihat dokumentasi produk Microsoft.
Baca juga: Merger dan Akuisisi
Microsoft SharePoint Pro
Microsoft SharePoint menawarkan setiap fitur yang ada di sofware manajemen dokumen, ditambah berbagai alat untuk membantu bisnis tetap teratur dan meminta pertanggungjawaban tim. Itu merupakan harga yang wajar, terutama tingkat harga yang mencakup akses ke semua produk utama Office 365 lainnya, seperti Microsoft Word dan Excel.
Dalam hal penulisan bersama (juga dikenal sebagai pengeditan simultan atau kolaborasi), SharePoint sangat mudah digunakan. Anda cukup membuka versi online dari dokumen yang ingin Anda edit dan Anda akan dapat merevisi isinya, meskipun anggota tim yang lain melakukan hal yang sama. Kemampuan ini memudahkan pengelolaan dokumen bersama dan menawarkan transparansi yang jelas tentang siapa yang membuat perubahan apa dan kapan.
SharePoint mengemas banyak hal ke dalam satu platform, membuatnya sangat efektif untuk tim yang bisa mengintegrasikannya dengan alur kerja yang sudah ada. Mungkin perlu beberapa waktu untuk mempelajari seluk beluk sistem secara menyeluruh, tetapi jika Anda berencana untuk meningkatkan dengan Microsoft SharePoint Pro, itu akan menghabiskan waktu dengan baik.
Ketahui: Cara memilih software akuntansi yang tepat dan terpercaya
Microsoft SharePoint Cons
Batasan terbesar SharePoint adalah kurva pembelajaran. Banyaknya alat dan pilihan bisa jadi menakutkan, dan kemungkinan besar tim Anda akan membutuhkan beberapa pelatihan tambahan untuk memanfaatkan semua fitur secara maksimal. Selain itu, platform tersebut memerlukan implementasi oleh spesialis dari Microsoft, yang dapat menunjukkan biaya tambahan dan waktu ekstra untuk mengaktifkan dan menjalankan sistem.
Jika Anda mencari sistem manajemen dokumen sederhana, SharePoint mungkin berlebihan. Namun, jika Anda mencari platform dinamis yang menawarkan fleksibilitas luar biasa dan kolaborasi simultan serta dapat meningkatkan skala bisnis Anda yang sedang berkembang, ini adalah pilihan yang bagus.
Sayangnya, SharePoint tidak menyediakan versi gratisnya. Namun, Anda dapat mengakses uji coba gratis ke suite Microsoft Office 365 melalui paket Office 365 E3; ini memungkinkan Anda menggunakan SharePoint untuk menjalankan pengujian bersama dengan produk Office 365 lainnya. Untuk mempercepat kurva pembelajaran, sebaiknya pahami fitur inti SharePoint sebelum mencoba perangkat lunak.
